Dokument obowiązujący na terenie Rzeczypospolitej Polskiej

Regulamin świadczenia usług Velorastaviar

Niniejszy regulamin określa zasady korzystania z oferty agencji eventowej Velorastaviar, warunki współpracy przy organizacji wieczorów tematycznych, atrakcji przy stołach oraz wydarzeń firmowych i prywatnych o charakterze rozrywkowym 21+.

§1. Postanowienia ogólne – regulamin świadczenia usług

  1. Regulamin świadczenia usług (dalej: „Regulamin”) określa warunki korzystania z oferty agencji eventowej Velorastaviar, zasady współpracy z klientami firmowymi i prywatnymi oraz wytyczne dotyczące realizacji wydarzeń offline na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.
  2. Usługodawcą jest Velorastaviar – agencja eventowa specjalizująca się w organizacji premium wieczorów tematycznych z atrakcjami przy stołach, wydarzeń firmowych, prywatnych celebracji, programów integracyjnych oraz rozbudowanych produkcji scenicznych.
  3. Klientem (dalej: „Zamawiający”) może być osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna pełnoletnia, działająca w imieniu własnym lub reprezentująca podmiot, na rzecz którego organizowany jest event.
  4. Wszystkie oferowane atrakcje mają wyłącznie charakter rozrywkowy i integracyjny, wykorzystują symboliczne żetony i nie wiążą się z realnymi stawkami finansowymi, wygranymi, przegranymi ani z jakąkolwiek działalnością hazardową, w szczególności online.
  5. Regulamin stanowi integralną część każdej umowy zawieranej pomiędzy Velorastaviar a Zamawiającym, chyba że strony wyraźnie na piśmie postanowią inaczej.
  6. Szczegółowy opis usług, scenariuszy, atrakcji przy stołach oraz procesu współpracy znajduje się na stronach serwisu, w szczególności w działach Oferta, Scenariusze, Produkcja oraz Zespół.

§2. Definicje kluczowych pojęć

  1. Event tematyczny – kompleksowo zaprojektowane wydarzenie rozrywkowe, oparte na spójnym motywie przewodnim (np. pokerowy motyw, wieczór w estetyce scenicznej, noc w stylu wielkiego miasta), obejmujące scenografię, oświetlenie, atrakcje przy stołach oraz prowadzenie przez profesjonalnych gospodarzy.
  2. Atrakcja przy stołach – stanowisko animacyjne przygotowane przez Velorastaviar (np. stół z motywem ruletki, pokerowy stół, stanowisko z blackjackiem w programie), prowadzone przez wykwalifikowanego hosta lub moderatorkę, z użyciem symbolicznych żetonów i kart, bez powiązania z realnymi stawkami finansowymi.
  3. Obsługa przez profesjonalnego hosta – prowadzenie atrakcji, witanie gości, moderacja przebiegu wieczoru oraz dbanie o atmosferę wydarzenia przez przeszkolone osoby reprezentujące Velorastaviar, działające zgodnie z wytycznymi bezpieczeństwa i zasadami fair play.
  4. Impreza integracyjna – wydarzenie organizowane na zlecenie podmiotu firmowego, którego celem jest budowanie relacji w zespole, poprawa komunikacji oraz wspólna rozrywka w formule 21+, w tym wieczór tematyczny z atrakcjami przy stołach.
  5. Wydarzenie prywatne – wydarzenie organizowane na zlecenie osoby fizycznej lub grupy prywatnej (np. jubileusz, przyjęcie okolicznościowe, zamknięta celebracja), do którego dostęp mają wyłącznie zaproszeni przez Zamawiającego goście pełnoletni.
  6. Sprzęt eventowy – w szczególności stoły tematyczne, krzesła, elementy scenografii, oświetlenie, nagłośnienie, rekwizyty, symboliczne żetony oraz karty udostępniane przez Velorastaviar wyłącznie na czas realizacji eventu.
  7. Umowa – pisemne lub elektroniczne porozumienie zawierane pomiędzy Velorastaviar a Zamawiającym, określające zakres, termin, miejsce i warunki finansowe realizacji wydarzenia, z odesłaniem do niniejszego Regulaminu.

§3. Zasady rezerwacji wydarzenia

  1. Proces współpracy rozpoczyna się od przesłania zapytania przez formularz kontaktowy dostępny na stronie Kontakt lub drogą mailową/telefoniczną wskazaną przez Velorastaviar.
  2. W zapytaniu Zamawiający powinien podać w szczególności: planowany termin, orientacyjne miejsce wydarzenia, przewidywaną liczbę uczestników, charakter eventu (firmowa integracja, wydarzenie prywatne, gala, wieczór tematyczny), oczekiwany zakres atrakcji przy stołach oraz przewidywany przedział godzinowy.
  3. Na podstawie zapytania Velorastaviar przygotowuje wstępną propozycję programu, orientacyjny kosztorys oraz informację o dostępności terminu. Do momentu pisemnego potwierdzenia żadna ze stron nie jest zobowiązana do zawarcia umowy.
  4. Rezerwacja terminu następuje dopiero po: akceptacji oferty przez Zamawiającego, uzgodnieniu kluczowych parametrów (miejsce, czas trwania, struktura atrakcji) oraz podpisaniu umowy lub jednoznacznym potwierdzeniu elektronicznym na warunkach wskazanych przez Velorastaviar.
  5. Velorastaviar może uzależnić potwierdzenie rezerwacji od wpłaty uzgodnionej kwoty zabezpieczającej (zaliczki) w wysokości i w terminie określonym w umowie. Informacja o tym jest przekazywana Zamawiającemu przed podjęciem decyzji o współpracy.
  6. Zamawiający zobowiązuje się do przekazania przed wydarzeniem kompletnych informacji organizacyjnych, w szczególności: dokładnego adresu, planu sal, godzin dostępności miejsca na montaż i demontaż sprzętu, zasad wjazdu technicznego, kontaktu do osoby odpowiedzialnej na miejscu oraz ewentualnych wytycznych obiektu.
  7. Zmiany w zakresie terminu, miejsca lub godzin wydarzenia po dokonaniu rezerwacji są możliwe wyłącznie za zgodą Velorastaviar i mogą wiązać się z korektą wynagrodzenia oraz dodatkowymi kosztami logistycznymi, określonymi każdorazowo w formie pisemnej lub mailowej.

§4. Prawa i obowiązki strony zamawiającej i wykonawcy

  1. Velorastaviar zobowiązuje się do należytej staranności przy planowaniu i realizacji wydarzenia, z uwzględnieniem profesjonalnego przygotowania sprzętu eventowego, doboru zespołu, scenariusza oraz spójnej oprawy wizualnej.
  2. Zamawiający odpowiada za wybór i zapewnienie miejsca wydarzenia, w tym za jego dostępność w ustalonych godzinach, spełnienie wymogów technicznych (zasilanie, przestrzeń, dojazd), zgodność z przepisami przeciwpożarowymi oraz regulaminem obiektu.
  3. Zamawiający jest zobowiązany do poinformowania uczestników o charakterze wydarzenia, w tym o symbolicznej, rozrywkowej formule atrakcji przy stołach, braku realnych stawek oraz wymogu pełnoletności (21+) zgodnie z niniejszym Regulaminem.
  4. Velorastaviar ma prawo do odmowy przeprowadzenia atrakcji lub przerwania ich w trakcie, jeżeli zachowanie uczestników zagraża bezpieczeństwu ludzi, sprzętu eventowego, narusza dobre obyczaje, zasady współżycia społecznego lub może zostać odebrane jako promowanie hazardu.
  5. Zamawiający ponosi odpowiedzialność za zachowanie swoich gości oraz za zapewnienie obecności osoby kontaktowej po swojej stronie przez cały czas trwania wydarzenia, upoważnionej do podejmowania bieżących decyzji organizacyjnych.
  6. Velorastaviar ma prawo do wyłączenia z użytkowania wybranych elementów scenografii lub sprzętu, jeżeli warunki techniczne (np. brak stabilnego zasilania, zbyt mała przestrzeń, ryzyko zalania) mogłyby doprowadzić do uszkodzenia wyposażenia lub zagrożenia dla zdrowia uczestników.
  7. Wszelkie uwagi i zastrzeżenia dotyczące realizacji eventu powinny być zgłaszane przedstawicielowi Velorastaviar niezwłocznie w trakcie wydarzenia, a następnie – w razie potrzeby – potwierdzone na piśmie w terminie wskazanym w umowie.

§5. Bezpieczeństwo i wymagania wiekowe

  1. Oferta Velorastaviar jest skierowana do osób pełnoletnich. Standardem agencji jest próg wiekowy 21+ dla wszystkich uczestników korzystających z atrakcji przy stołach oraz biorących udział w wieczorach o charakterze tematycznym.
  2. Zamawiający zobowiązany jest zapewnić, aby w wydarzeniu o charakterze 21+ uczestniczyły wyłącznie osoby spełniające wymóg pełnoletności. Velorastaviar może zażądać od Zamawiającego potwierdzenia sposobu weryfikacji wieku gości.
  3. Podczas atrakcji wykorzystywane są wyłącznie symboliczne żetony oraz akcesoria sceniczne, które nie przedstawiają wartości pieniężnej i nie mogą być wymieniane na jakiekolwiek świadczenia finansowe lub rzeczowe.
  4. Wszystkie scenariusze są projektowane tak, aby miały charakter integracyjny, rozrywkowy i fabularny, bez realnych stawek, zakładów, losowań wartości pieniężnych czy obietnic wygranych. Uczestnicy biorą udział w zabawie wyłącznie dla przyjemności i doświadczenia eventowego.
  5. Zamawiający zobowiązuje się do poinformowania gości o zakazie przynoszenia własnych żetonów, banknotów, kuponów lub innych przedmiotów mogących sugerować powiązanie wydarzenia z hazardem lub realnymi wygranymi.
  6. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania poleceń hostów i moderatorek prowadzących atrakcje, a także do zachowania kultury osobistej, szacunku wobec innych gości oraz zasad fair play.
  7. Velorastaviar nie ponosi odpowiedzialności za szkody osobowe lub majątkowe wynikające z nieprzestrzegania niniejszych zasad, nadużycia alkoholu przez uczestników czy naruszenia regulaminu obiektu, w którym odbywa się wydarzenie.

§6. Charakterystyka usług rozrywkowych

  1. Velorastaviar realizuje wieczory tematyczne w oparciu o autorskie scenariusze, w których kluczową rolę odgrywa atmosfera wydarzenia, oprawa wizualna, reżyseria światła i dźwięku oraz interakcja z gośćmi, a nie jakiekolwiek kwestie finansowe.
  2. W ramach programu mogą pojawić się między innymi: pokerowy motyw przy dedykowanych stołach, ruletka jako atrakcja towarzyska, blackjack w programie integracyjnym, strefy konwersacyjne, stanowiska foto oraz inne elementy sceniczne dopasowane do charakteru wydarzenia.
  3. Wszystkie atrakcje przy stołach prowadzone są przez przeszkolonych hostów i moderatorki, którzy wyjaśniają zasady zabawy, dbają o płynność przebiegu wieczoru, komfort gości oraz zgodność z przyjętymi standardami bezpieczeństwa.
  4. Żetony, karty i dodatkowe rekwizyty wykorzystywane są wyłącznie jako narzędzia animacyjne. Nie są one środkiem płatniczym, nie podlegają wymianie na produkty, usługi, nagrody rzeczowe ani jakiekolwiek inne świadczenia.
  5. Na życzenie Zamawiającego Velorastaviar może włączyć do scenariusza elementy rywalizacji symbolicznej (np. ranking stołów, wyróżnienie najbardziej zaangażowanych uczestników), przy czym wszelkie ewentualne upominki rzeczowe pochodzą wyłącznie od Zamawiającego lub są uzgadniane osobno, z zachowaniem przejrzystego, rozrywkowego charakteru.
  6. Velorastaviar nie prowadzi działalności gastronomicznej ani barowej i nie odpowiada za serwis napojów czy posiłków podczas wydarzenia. Ewentualna współpraca z obiektami lub podwykonawcami w tym zakresie leży po stronie Zamawiającego lub jest przedmiotem odrębnych ustaleń.
  7. Opis usług na stronach tematycznych, takich jak Poker, Ruletka oraz Blackjack, ma charakter informacyjny i przedstawia jedynie przykładowe scenariusze. Ostateczny kształt programu jest każdorazowo dopasowywany do konkretnego eventu.

§7. Zasady anulacji rezerwacji i zwroty

  1. Warunki anulacji, zmiany terminu oraz zwrotu ewentualnych wpłat są każdorazowo określane w umowie zawieranej z Zamawiającym, z uwzględnieniem charakteru wydarzenia, rezerwacji zespołu oraz zaangażowania podwykonawców.
  2. Zamawiający jest zobowiązany do niezwłocznego poinformowania Velorastaviar o zamiarze anulowania lub przełożenia wydarzenia. Za moment zgłoszenia przyjmuje się datę i godzinę wpływu informacji drogą mailową na adres wskazany w umowie.
  3. W przypadku anulacji z winy Zamawiającego Velorastaviar może zatrzymać część lub całość dotychczas otrzymanych wpłat tytułem pokrycia poniesionych kosztów przygotowań, zgodnie z warunkami opisanymi w umowie.
  4. Zmiana terminu wydarzenia jest możliwa pod warunkiem dostępności wskazanego nowego terminu i akceptacji przez Velorastaviar. Zmiana taka może wiązać się z dodatkowymi kosztami logistycznymi lub organizacyjnymi.
  5. W przypadku istotnej zmiany zakresu programu na życzenie Zamawiającego (np. zwiększenie liczby atrakcji przy stołach, wydłużenie czasu trwania eventu) wynagrodzenie Velorastaviar zostanie odpowiednio zaktualizowane, a zmiana potwierdzona w formie pisemnego aneksu lub potwierdzenia mailowego.
  6. Jeżeli realizacja wydarzenia stanie się niemożliwa z przyczyn niezależnych od stron (np. zakazy administracyjne uniemożliwiające organizację wydarzeń, klęski żywiołowe), Velorastaviar i Zamawiający dążą do uzgodnienia nowego terminu. Szczegółowe zasady rozliczeń są określane w umowie, z uwzględnieniem poniesionych dotychczas kosztów.

§8. Odpowiedzialność za sprzęt i dekoracje

  1. Wszelki sprzęt eventowy, w tym stoły, żetony, karty, elementy scenografii, oświetlenie, nagłośnienie oraz inne rekwizyty dostarczone przez Velorastaviar, pozostają przez cały czas własnością agencji.
  2. Zamawiający zobowiązuje się zapewnić odpowiednie warunki do montażu, użytkowania i demontażu sprzętu, w szczególności: suchą i stabilną powierzchnię, zabezpieczenie przed opadami atmosferycznymi, właściwe warunki temperaturowe oraz ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych.
  3. Goście Zamawiającego mogą korzystać ze sprzętu wyłącznie w sposób zgodny z jego przeznaczeniem i wytycznymi przekazanymi przez zespół Velorastaviar. Zakazane jest samodzielne przestawianie stołów, ingerowanie w okablowanie, oświetlenie lub dekoracje.
  4. Zamawiający ponosi odpowiedzialność finansową za wszelkie szkody w sprzęcie eventowym i dekoracjach powstałe z winy jego gości, personelu obiektu lub innych osób, za które odpowiada w związku z organizacją wydarzenia, z wyłączeniem standardowego zużycia wynikającego z prawidłowego użytkowania.
  5. W przypadku stwierdzenia zniszczeń lub braków po zakończeniu eventu Velorastaviar sporządza dokumentację (np. protokół, dokumentację fotograficzną) i przekazuje ją Zamawiającemu wraz z wyceną naprawy lub odtworzenia uszkodzonego wyposażenia.
  6. Zamawiający zobowiązuje się do rozliczenia kosztów naprawy lub odtworzenia sprzętu w terminie określonym przez Velorastaviar, nie dłuższym jednak niż termin wskazany w umowie lub dodatkowych ustaleniach stron.

§9. Ochrona danych osobowych i prywatność

  1. Administratorem danych osobowych Zamawiających oraz osób kontaktowych wskazanych w procesie rezerwacji jest Velorastaviar, działająca jako agencja eventowa zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z rozporządzeniem RODO.
  2. Dane osobowe są przetwarzane w celu: obsługi zapytań ofertowych, przygotowania i realizacji umowy, komunikacji organizacyjnej przed wydarzeniem, w trakcie i po jego zakończeniu, a także – za odrębną, wyraźną zgodą – w celach marketingowych.
  3. Velorastaviar przetwarza wyłącznie dane niezbędne do realizacji usług eventowych, w szczególności: imię i nazwisko osoby kontaktowej, nazwa podmiotu, dane adresowe miejsca wydarzenia, adres e-mail, numer telefonu, informacje organizacyjne związane z charakterem wydarzenia.
  4. Dane mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Velorastaviar (np. podwykonawcom technicznym) wyłącznie w zakresie koniecznym do prawidłowej realizacji wydarzenia i na podstawie odpowiednich umów powierzania przetwarzania danych.
  5. Velorastaviar nie udostępnia danych osobowych osobom trzecim w celach niezwiązanych z realizacją umowy, w szczególności nie sprzedaje baz danych oraz nie przekazuje ich do podmiotów prowadzących działalność hazardową czy gastronomiczną.
  6. Okres przechowywania danych jest uzależniony od celu ich przetwarzania i wynika z obowiązujących przepisów prawa (m.in. w zakresie dokumentacji księgowej) oraz uzasadnionego interesu administratora (np. dochodzenie roszczeń).
  7. Każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo dostępu do treści danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, wniesienia sprzeciwu, a także prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego. Szczegółowe informacje znajdują się w dokumencie Polityka prywatności.

§10. Postanowienia końcowe

  1. Wszelkie spory wynikłe na tle interpretacji lub wykonywania niniejszego Regulaminu, a także umów zawieranych pomiędzy Velorastaviar a Zamawiającym, będą w pierwszej kolejności rozwiązywane polubownie, w drodze negocjacji.
  2. W przypadku braku możliwości polubownego rozwiązania sporu, właściwym do jego rozstrzygnięcia jest sąd powszechny miejscowo właściwy dla siedziby Velorastaviar, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.
  3. Regulamin obowiązuje od momentu jego opublikowania na stronie internetowej pod adresem https://velorastaviar.com/regulamin/ i ma zastosowanie do wszystkich umów zawieranych po tej dacie, chyba że strony postanowią inaczej w formie pisemnej.
  4. Velorastaviar zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie, przy czym nowe brzmienie ma zastosowanie do umów zawieranych po dacie ogłoszenia zmian. Aktualna wersja Regulaminu jest zawsze dostępna na stronie internetowej.
  5. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz innych ustaw właściwych dla rodzaju świadczonych usług.
  6. Wszystkie wydarzenia realizowane przez Velorastaviar mają charakter wyłącznie rozrywkowy, offline, z symbolicznym wykorzystaniem żetonów i kart, bez jakichkolwiek powiązań z hazardem online, zakładami pieniężnymi, działalnością restauracyjną czy barową.
  7. W razie jakichkolwiek pytań dotyczących treści niniejszego Regulaminu lub zasad współpracy, Zamawiający może skontaktować się z Velorastaviar za pośrednictwem formularza na stronie Kontakt. Zespół agencji udzieli odpowiedzi w możliwie najkrótszym terminie.

Chcesz omówić swój event?

Skontaktuj się z Velorastaviar, aby uzyskać indywidualną propozycję wieczoru tematycznego, firmowej integracji lub prywatnego eventu w formule premium 21+.

Zapytaj o termin Zobacz ofertę