1. Polityka prywatności – szczegółowe wprowadzenie
Polityka prywatności serwisu internetowego Velorastaviar, dostępnego pod adresem https://velorastaviar.com, została przygotowana w celu zapewnienia przejrzystych zasad dotyczących przetwarzania danych osobowych użytkowników strony, osób kontaktujących się z nami za pośrednictwem formularzy oraz klientów korzystających z usług naszej agencji eventowej.
Dokument ten ma na celu wyjaśnienie, jakie dane gromadzimy, w jakich celach oraz na jakich podstawach prawnych są one przetwarzane, jak długo je przechowujemy, a także jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą. Polityka ma zastosowanie do wszystkich form kontaktu z Velorastaviar – w szczególności do zapytań o organizację wydarzeń, przygotowanie ofert, rezerwację terminów, obsługę produkcji eventowych oraz wszelką komunikację związaną z atrakcjami na prywatne i firmowe wydarzenia o charakterze rozrywkowym.
Velorastaviar organizuje wydarzenia wyłącznie offline, dla osób pełnoletnich (21+), o charakterze rozrywkowym, symbolicznym i towarzyskim. Nie prowadzimy działalności związanej z hazardem online ani grą o realne stawki finansowe. Wszystkie atrakcje eventowe mają charakter inscenizowany, a niniejsza polityka odnosi się wyłącznie do przetwarzania danych w kontekście obsługi tych wydarzeń i komunikacji z nimi związanej.
2. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest Velorastaviar – agencja eventowa specjalizująca się w organizacji wydarzeń o charakterze rozrywkowym dla osób dorosłych 21+, działająca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możesz się z nami skontaktować korzystając z następujących danych:
- adres korespondencyjny: Velorastaviar, ul. Przykładowa 10, 00-000 Warszawa, Polska
- adres e-mail dedykowany ochronie danych: [email protected]
- formularz kontaktowy: dostępny na stronie /kontakt/
Administrator może wyznaczyć inspektora ochrony danych osobowych (IOD). Jeżeli taka osoba zostanie oficjalnie powołana, jej dane kontaktowe zostaną niezwłocznie zaktualizowane w niniejszej polityce oraz udostępnione na stronie serwisu. Do czasu formalnego powołania IOD, we wszystkich sprawach związanych z ochroną danych należy kontaktować się bezpośrednio z Administratorem, z dopiskiem „Ochrona danych osobowych”.
3. Zakres i cele przetwarzania danych
Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu, w jaki korzystasz z serwisu i naszych usług. Velorastaviar przetwarza wyłącznie dane niezbędne do realizacji konkretnych, jasno określonych celów. W szczególności mogą to być:
- Dane podawane w formularzach zapytań – imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, stanowisko, informacje o planowanym wydarzeniu (np. typ eventu, przybliżona liczba gości, lokalizacja, preferowany termin), treść wiadomości oraz inne dane, które dobrowolnie przekażesz w formularzu na stronie /kontakt/.
- Dane kontaktowe w korespondencji elektronicznej – dane zawarte w wiadomościach przesyłanych na nasze adresy e-mail lub za pośrednictwem narzędzi komunikacyjnych (np. imię, nazwisko, podpis w stopce, dane firmy, numer telefonu, godziny dostępności oraz informacje potrzebne do ustalenia szczegółów wydarzenia).
- Dane związane z przygotowaniem oferty i realizacją umowy – dane identyfikacyjne osoby kontaktowej po stronie klienta, dane rozliczeniowe (np. NIP, dane fakturowe), dane osób odpowiedzialnych za koordynację wydarzenia, a także robocze notatki projektowe niezbędne do zaprojektowania scenariusza eventu.
- Dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu – adres IP, dane o urządzeniu, przeglądarce, systemie operacyjnym, czasie odwiedzin, statystyki odsłon oraz inne dane eksploatacyjne, gromadzone za pośrednictwem plików cookies i podobnych technologii – opisane szerzej w sekcji dotyczącej cookies.
Twoje dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:
- udzielenie odpowiedzi na zapytania przesłane przez formularz kontaktowy lub bezpośrednio na nasze adresy e-mail, w tym przygotowanie wstępnych propozycji scenariuszy wydarzeń,.
- przygotowanie, przedstawienie i uzgodnienie oferty współpracy eventowej, w tym dopasowanie programu wydarzenia, atrakcji przy stołach i oprawy do profilu Twojej organizacji lub prywatnego eventu,
- zawarcie i realizacja umowy o organizację wydarzenia, w tym kontakt roboczy z osobami odpowiedzialnymi po obu stronach, przesyłanie harmonogramów, potwierdzeń, ustaleń technicznych oraz informacji logistycznych,
- realizacja obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności związanych z dokumentacją księgową i podatkową,
- prowadzenie wewnętrznych analiz biznesowych, statystyk i raportów, które pomagają rozwijać i udoskonalać nasze usługi, dbać o jakość obsługi klientów oraz bezpieczeństwo wydarzeń,
- zapewnienie bezpieczeństwa serwisu internetowego, w tym monitorowanie ruchu, zapobieganie nadużyciom, wykrywanie prób nieautoryzowanego dostępu oraz utrzymywanie ciągłości działania strony,
- budowanie i utrzymywanie relacji z klientami poprzez komunikację posprzedażową, przekazywanie informacji o aktualnych możliwościach współpracy, a także zbieranie opinii o zrealizowanych projektach – w granicach dozwolonych przez obowiązujące przepisy.
4. Podstawa prawna przetwarzania danych
Przetwarzanie danych osobowych przez Velorastaviar odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO). W zależności od konkretnego celu, podstawą prawną przetwarzania danych mogą być:
- Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą
Dotyczy sytuacji, w których samodzielnie decydujesz o przekazaniu nam danych w określonym celu, np. w treści formularza na stronie, podczas zapisu na dobrowolną komunikację marketingową lub przy udzielaniu zgody na wykorzystanie wizerunku w relacjach z wydarzeń (jeśli taka zgoda jest wymagana). - Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem
Podstawa ta obejmuje w szczególności przetwarzanie danych potrzebnych do przygotowania i przedstawienia oferty, negocjacji warunków, zawarcia umowy, jej realizacji oraz obsługi zgłoszeń dotyczących organizowanych wydarzeń. - Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny ciążący na Administratorze
Dotyczy sytuacji, w których przepisy prawa nakładają na nas obowiązek przechowywania określonych danych, np. dokumentacji księgowej, faktur, umów czy dowodów rozliczeń finansowych. - Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora
W ramach uzasadnionego interesu możemy przetwarzać dane w celu zapewnienia bezpieczeństwa serwisu, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, prowadzenia podstawowych analiz biznesowych, ulepszania naszych usług eventowych, a także utrzymywania kontaktu z osobami, z którymi wcześniej współpracowaliśmy – w granicach uzasadnionych relacją biznesową.
W przypadku oparcia przetwarzania danych na zgodzie, masz prawo w dowolnym momencie ją wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na jej podstawie przed wycofaniem.
5. Zasady i okres przechowywania danych
Dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem wymogów wynikających z obowiązujących przepisów prawa oraz zasad odpowiedzialności kontraktowej i cywilnej.
W szczególności:
- Dane z formularzy kontaktowych i korespondencji – przechowujemy przez okres konieczny do udzielenia odpowiedzi, przeprowadzenia korespondencji oraz ewentualnego przygotowania oferty. Jeżeli nie dojdzie do współpracy, dane mogą być przechowywane przez okres maksymalnie 12 miesięcy od daty ostatniego kontaktu w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami lub udokumentowania przebiegu komunikacji.
- Dane związane z realizacją umowy – przechowujemy przez czas trwania umowy oraz przez okres przedawnienia potencjalnych roszczeń wynikających z umowy, zgodnie z obowiązującymi przepisami (zwykle do 6 lat), a w zakresie dokumentacji księgowej – przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
- Dane przetwarzane na podstawie zgody – przechowujemy do momentu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, dla którego zostały zebrane, chyba że przepisy prawa nakładają dłuższy okres przechowywania.
- Dane techniczne i statystyczne – przechowujemy przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa serwisu oraz sporządzania zagregowanych statystyk. Okres ten może być zróżnicowany w zależności od rodzaju plików cookies i ustawień narzędzi analitycznych.
Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub poddawane procesowi anonimizacji, który uniemożliwia przypisanie ich do konkretnej osoby fizycznej. Okresy przechowywania danych mogą zostać wydłużone, jeżeli jest to niezbędne do dochodzenia roszczeń, obrony przed roszczeniami, a także na potrzeby postępowań prowadzonych przez uprawnione organy.
6. Prawa osób, których dane dotyczą
Każdej osobie, której dane osobowe są przetwarzane przez Velorastaviar, przysługują prawa wynikające z RODO. W szczególności masz prawo do:
- Prawo dostępu do danych – możesz uzyskać informację, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeżeli tak – otrzymać ich kopię oraz informacje dotyczące m.in. celów przetwarzania, kategorii danych i planowanych okresów ich przechowywania.
- Prawo do sprostowania danych – możesz zażądać poprawienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne, w tym aktualizacji danych kontaktowych wykorzystywanych w komunikacji dotyczącej organizacji wydarzenia.
- Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – możesz żądać usunięcia swoich danych osobowych, jeżeli nie są one już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, cofnąłeś zgodę na przetwarzanie, wniosłeś skuteczny sprzeciw lub dane były przetwarzane niezgodnie z prawem. Prawo to może być ograniczone, jeżeli dalsze przechowywanie danych jest konieczne z uwagi na obowiązek prawny lub możliwość dochodzenia roszczeń.
- Prawo do ograniczenia przetwarzania – możesz żądać ograniczenia przetwarzania danych, np. na czas sprawdzenia ich poprawności lub rozpatrywania sprzeciwu, co oznacza, że w tym okresie dane będą jedynie przechowywane.
- Prawo do przenoszenia danych – w odniesieniu do danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany możesz otrzymać je w ustrukturyzowanym formacie oraz, jeżeli jest to technicznie możliwe, przesłać do innego administratora.
- Prawo do wniesienia sprzeciwu – możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), w tym w szczególności wobec przetwarzania na potrzeby analiz biznesowych lub kontaktu po zakończeniu współpracy. W takim przypadku zaprzestaniemy przetwarzania danych, chyba że wykażemy istnienie ważnych, nadrzędnych podstaw prawnych.
- Prawo do wycofania zgody – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją w dowolnym momencie wycofać, kontaktując się z nami w sposób opisany w niniejszej polityce.
- Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO, masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) lub innego właściwego organu nadzorczego.
W celu realizacji powyższych praw skontaktuj się z nami, korzystając z danych podanych w sekcji „Administrator danych osobowych” lub w sekcji „Kontakt w sprawie danych osobowych”.
7. Bezpieczeństwo danych
Velorastaviar przykłada dużą wagę do bezpieczeństwa danych osobowych, zarówno w warstwie organizacyjnej, jak i technicznej. Podejmujemy odpowiednie środki, aby chronić dane przed przypadkową utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym ujawnieniem, dostępem lub innym bezprawnym przetwarzaniem.
W szczególności stosujemy następujące środki bezpieczeństwa:
- stosowanie rozwiązań technicznych zwiększających bezpieczeństwo transmisji danych w serwisie internetowym,
- ograniczenie dostępu do danych osobowych wyłącznie do osób upoważnionych, które potrzebują ich do realizacji swoich obowiązków służbowych,
- stosowanie haseł, systemów uprawnień i zabezpieczeń dostępu do systemów, w których przetwarzane są dane,
- zawieranie z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w naszym imieniu odpowiednich umów powierzenia, określających zakres i warunki przetwarzania oraz wymagane środki bezpieczeństwa,
- regularne przeglądy stosowanych rozwiązań technicznych i organizacyjnych, a także aktualizację procedur w celu dostosowania ich do zmieniających się wymogów prawnych i standardów branżowych.
Pomimo stosowania zaawansowanych środków ochrony nie jesteśmy w stanie zagwarantować całkowitego wyeliminowania wszystkich zagrożeń związanych z przekazywaniem danych przez Internet. Jeżeli zauważysz sytuację, która może wskazywać na naruszenie bezpieczeństwa danych, niezwłocznie skontaktuj się z nami, korzystając z danych wskazanych w niniejszej polityce.
8. Udostępnianie danych podmiotom trzecim
Velorastaviar może przekazywać dane osobowe wybranym odbiorcom, jeżeli jest to niezbędne do realizacji celów, o których mowa w niniejszej polityce, lub wynika z obowiązujących przepisów prawa. Dane przekazujemy wyłącznie podmiotom, które zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa i zgodność z RODO.
Odbiorcami danych mogą być w szczególności:
- Podwykonawcy i współpracownicy – podmioty wspierające nas w organizacji wydarzeń, takie jak firmy techniczne, dostawcy sprzętu oświetleniowego i scenicznego, operatorzy lokalizacji eventowych, podmioty obsługujące atrakcje przy stołach oraz profesjonalni prowadzący, jeżeli wymaga tego organizacja konkretnego wydarzenia.
- Dostawcy usług IT – podmioty odpowiedzialne za utrzymanie i rozwój serwisu internetowego, hostingu, obsługi poczty elektronicznej, narzędzi analitycznych oraz systemów używanych do zarządzania relacjami z klientami.
- Doradcy zewnętrzni – kancelarie prawne, doradcy podatkowi, audytorzy oraz inne podmioty świadczące usługi doradcze lub księgowe, jeśli dostęp do danych jest niezbędny w związku ze świadczoną usługą.
- Organy publiczne i uprawnione instytucje – jeżeli taki obowiązek wynika bezpośrednio z przepisów prawa lub wiąże się z koniecznością ochrony naszych praw, dochodzenia roszczeń bądź obrony przed nimi.
W przypadku przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), co może mieć miejsce np. przy korzystaniu z wybranych narzędzi informatycznych, zapewniamy stosowanie odpowiednich zabezpieczeń prawnych zgodnych z RODO, takich jak standardowe klauzule umowne lub inne mechanizmy dopuszczone przez prawo.
10. Zmiany w polityce prywatności
Niniejsza polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w celu odzwierciedlenia zmian w przepisach prawa, rozwoju naszych usług eventowych, modyfikacji funkcjonalności serwisu internetowego lub wdrożenia nowych środków bezpieczeństwa.
W przypadku wprowadzenia istotnych zmian w zakresie przetwarzania danych osobowych (np. zmiany celów, podstaw prawnych, kategorii odbiorców lub okresów przechowywania danych) poinformujemy o tym użytkowników w sposób odpowiedni do charakteru zmian, w szczególności poprzez zamieszczenie zaktualizowanej treści dokumentu na stronie serwisu oraz odpowiednią adnotację o dacie obowiązywania nowej wersji.
Zachęcamy do regularnego zapoznawania się z treścią polityki prywatności, aby być na bieżąco z zasadami przetwarzania danych osobowych obowiązującymi w Velorastaviar.
11. Kontakt w sprawie danych osobowych
Wszelkie pytania, wnioski lub żądania dotyczące przetwarzania danych osobowych, realizacji praw wynikających z RODO lub zgłoszenia naruszeń ochrony danych możesz kierować do nas w następujący sposób:
- za pośrednictwem dedykowanego adresu e-mail: [email protected],
- poprzez formularz kontaktowy dostępny na stronie /kontakt/,
- pisemnie, na adres korespondencyjny: Velorastaviar, ul. Przykładowa 10, 00-000 Warszawa, Polska.
W celu sprawnej weryfikacji Twojego zgłoszenia prosimy o możliwie precyzyjne opisanie żądania oraz wskazanie preferowanej formy kontaktu zwrotnego. Odpowiemy na Twoje zgłoszenie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminach wynikających z RODO.
Jeżeli chcesz uzyskać więcej informacji o sposobie organizacji wydarzeń i danych przetwarzanych w związku z obsługą zapytań, odwiedź stronę oferty lub skontaktuj się z nami bezpośrednio.